Härnösands Alpina bygger på ideellt engagemang. För att skapa en välfungerande verksamhet, avlasta våra tränare och styrelse samt ge fler föräldrar möjlighet att engagera sig behöver vi utöver bemanningen av anläggningen fördela ett antal ansvarsområden.

 

Gemensamma förutsättningar för samtliga roller

• Alla grupper har en utsedd kontaktperson i styrelsen.

• Ansvariga får gärna engagera fler föräldrar vid behov.

• Större ekonomiska beslut och principiella frågor hanteras av styrelsen.

 

En viktig princip: Att vara ansvarig betyder inte att man ska göra allt själv. Det betyder att man ser till att uppgifterna blir planerade, fördelade och genomförda.

 

Lagledare per träningsgrupp

1 person per träningsgrupp

Lagledaren fungerar som länken mellan tränare, föräldrar och föreningens organisation. Rollen handlar framför allt om kommunikation, planering och att underlätta det praktiska arbetet kring träningsgruppen.

Arbetsuppgifter:

• Vara kontaktperson för föräldrarna i den egna träningsgruppen.

• Hjälpa tränarna att förmedla information om träningar, läger, tävlingar och andra aktiviteter.

• Välkomna nya åkare och familjer till den egna gruppen.

• Uppmuntra och samordna föräldrarnas engagemang vid tävlingar, arbetsdagar och andra föreningsaktiviteter.

• Vid behov hjälpa till att planera föräldramöten tillsammans med tränarna.

• Samordna med materialansvariga om något behöver utföras

Avgränsning: Lagledaren ansvarar inte för träningsupplägg, uttagningar eller andra sportsliga beslut. Det ansvaret ligger hos tränarna.

Lagledarna behöver endast göra 4 arbetspass / säsong (2 helg/dagspass, 2 kväll)

 

 

Föräldrafaddrar

4 personer (2 från alpint 2 från freeride)

Föräldrafaddrarna har ett föreningsövergripande uppdrag att välkomna och stötta nya familjer. Målet är att alla ska känna sig inkluderade och snabbt förstå hur verksamheten fungerar.

Arbetsuppgifter:

• Ta emot och välkomna nya familjer till föreningen.

• Ge grundläggande information om träningsgrupper, medlemskap, avgifter, utrustning och föreningens aktiviteter.

• Förklara hur föreningens ideella arbete fungerar och vilka förväntningar som finns på föräldrarna.

• Vara ett stöd till bemanningsschemat

• Hjälpa nya familjer att hitta rätt kontaktpersoner, tränare och informationskanaler.

• Informera om möjligheter att köpa begagnad utrustning, hyra skidor och delta i gemensamma aktiviteter.

• Vara ett stöd för familjer som är nya inom alpin skidåkning, freeski och snowboard.

• Uppmärksamma om någon familj behöver extra introduktion eller stöd för att komma in i gemenskapen.

• Tillsammans med lagledarna bidra till en välkomnande och inkluderande föreningskultur.

Målsättning: Ingen ny familj ska behöva känna att det är svårt att komma in i föreningen eller förstå hur allt fungerar.

Föräldrarfaddrarna behöver endast göra 4 arbetspass / säsong (2 helg/dagspass, 2 kväll)

 

 

Sponsringsansvariga

3 personer

Sponsringsgruppen arbetar med att utveckla föreningens samarbeten med företag och andra externa aktörer. Målet är att stärka föreningens ekonomi och skapa långsiktiga relationer som gynnar verksamheten.

Arbetsuppgifter:

• Aktivt söka nya företag och samarbetspartners som vill stödja Härnösands Alpina.

• Upprätthålla och utveckla kontakten med befintliga sponsorer.

• Ta fram förslag på sponsorpaket och motprestationer, presentera till utsedd person från styrelsen.

• Samordna sponsoraktiviteter, exempelvis skyltning, exponering i sociala medier och vid arrangemang.

• Följa upp att föreningen uppfyller sina åtaganden gentemot sponsorerna.

• Undersöka möjligheter till materialsponsring, rabatter och andra samarbeten.

• Hålla en aktuell förteckning över sponsorer, kontaktpersoner, överenskommelser och uppföljningsbehov.

• Lämna förslag till styrelsen på nya sponsorinitiativ.

Avgränsning: Sponsoravtal och ekonomiska åtaganden ska godkännas av styrelsen eller behörig firmatecknare.

Sponsringsansvariga behöver inte göra några ordinarie arbetspass under säsongen, eftersom uppdraget innebär ett löpande ansvar och arbetsinsatser både inför, under och efter säsongen

 

 

Klubbklädesansvarig

1 person

Klubbklädesansvarig samordnar föreningens gemensamma profilkläder och ser till att medlemmarna har möjlighet att beställa rätt kläder på ett enkelt och smidigt sätt.

Arbetsuppgifter:

• Vara kontaktpersoner gentemot föreningens klädleverantörer.

• Planera och samordna beställningsperioder inför säsongen.

• Organisera storleksprovningar och byten inför säsong.

• Organisera utlämning av beställda kläder.

• Bevaka behov av kompletteringsbeställningar under säsongen.

• Föreslå förändringar eller utveckling av föreningens klädsortiment.

• Säkerställa att klubbkläder följer föreningens grafiska profil och sponsoröverenskommelser.

Målsättning: En tydlig, välorganiserad och enkel beställningsprocess för både medlemmar och förening.

Klubbklädesansvarig behöver endast göra 4 arbetspass / säsong (2 helg/dagspass, 2 kväll)

 

 

Tävlingssamordnare

2 personer (1 alpint och 1 freeride som tillsammans hjälps åt med alla föreningens tävlingar)

Tävlingssamordnarna ansvarar för att hålla ihop den praktiska planeringen av föreningens egna tävlingar. De arbetar tillsammans med tävlingsledare, tränare, funktionärer och övriga ansvariga. Tävlingar är en viktig del i vår verksamhet, dels för att ge våra medlemmar en tävlingsmöjlighet på hemmaplan men även en inkomst till föreningen.

Arbetsuppgifter:

• Samordna planeringen av föreningens tävlingar inför och under säsongen.

• Upprätta en övergripande tidsplan och checklista för respektive tävling.

• Säkerställa att det finns ansvariga för olika funktioner, exempelvis sekretariat, tidtagning, banpersonal, start, mål, cafeteria och prisutdelning.

• Samordna behovet av funktionärer och hjälpa till med rekrytering.

• Ha kontakt med tränare, tävlingsledare och övriga berörda inför arrangemangen.

• Säkerställa att nödvändigt material, utrustning och praktiska förberedelser finns på plats.

• Samordna tävlingsinformation till deltagare, föräldrar och funktionärer.

• Hjälpa till med planering av priser, nummerlappar, skyltning och övriga praktiska delar.

• Genomföra en kort utvärdering efter varje tävling och dokumentera förbättringsförslag.

• Bygga upp rutiner och checklistor som kan återanvändas vid kommande arrangemang.

Avgränsning: Tävlingssamordnarna behöver inte själva vara tävlingsledare eller ha tävlingsteknisk utbildning. 

Tävlingssamordnare behöver endast göra 4 arbetspass / säsong (2 helg/dagspass, 2 kväll)

 

 

Materialansvariga

4 personer – 2 alpint och 2 freeride

Materialansvariga ansvarar för att föreningens gemensamma tränings- och tävlingsutrustning är organiserad, tillgänglig och i gott skick. Ansvarsområdet delas mellan alpint och freeride för att möta verksamheternas olika behov.

Arbetsuppgifter:

• Skapa och underhålla en enkel förteckning över material och dess förvaringsplats.

• Se till att utrustningen förvaras på ett organiserat och ändamålsenligt sätt.

• Uppmärksamma trasig, sliten eller saknad utrustning.

• Samordna enklare underhåll och reparationer tillsammans med lagledarna och tränarna

• Lämna förslag till styrelsen på inköp och kompletteringar.

• Ha dialog med tränarna om materialbehov inför säsongen.

• Säkerställa att material finns tillgängligt inför planerade aktiviteter och arrangemang.

• Genomföra en större inventering inför respektive efter säsongen.

• Samordna uppgifter med lagledarna

Exempel på material:

• Alpint: Slalomkäppar, käppborrar, borstar, nummerlappar, träningshjälpmedel och tävlingsutrustning.

• Freeride: Parkrelaterat träningsmaterial, markeringar, säkerhetsmaterial och annan gemensam utrustning.

Avgränsning: Materialansvariga ansvarar för inventering och samordning, inte för att själva utföra alla reparationer eller tekniska säkerhetskontroller. Inköp beslutas enligt föreningens rutiner.

Materialansvariga behöver endast göra 4 arbetspass / säsong (2 helg/dagspass, 2 kväll)

 

 

Skiduthyrningsansvariga

3 personer

Skiduthyrningsansvariga ansvarar för att föreningens skiduthyrning fungerar smidigt, är välorganiserad och erbjuder säker och ändamålsenlig utrustning till våra besökare och deltagare.

Arbetsuppgifter:

• Samordna den löpande verksamheten i skiduthyrningen.

• Se till att det finns tydliga rutiner för utlämning, återlämning och registrering av hyrutrustning.

• Inventera skidor, pjäxor, stavar, hjälmar och övrig uthyrningsutrustning.

• Säkerställa att utrustningen är märkt, sorterad och lätt att hitta.

• Organisera förvaring och enklare skötsel av utrustningen.

• Uppmärksamma behov av service, reparationer och utbyte av äldre utrustning.

• Samordna bemanning och introduktion av personer som hjälper till i uthyrningen.

• Hjälpa till att ta fram enkla instruktioner för uthyrningspersonalen.

• Samordna uthyrningsbehov i samband med skidskola, SnöRaketerna, skolornas friluftsdagar och andra aktiviteter.

• Följa upp verksamheten och föreslå förbättringar inför kommande säsonger.

• Säkerställa att bindningsinställningar och andra säkerhetskritiska moment hanteras av personer med rätt kompetens.

Målsättning: En välfungerande skiduthyrning där både besökare och medlemmar upplever att det är enkelt, tryggt och effektivt.

Skiduthyrningsansvaria behöver inte göra några ordinarie arbetspass under säsongen, eftersom uppdraget innebär ett löpande ansvar och arbetsinsatser både inför, under och efter säsongen

 

 

Caféansvariga

2 personer

Caféansvariga ansvarar för att samordna och utveckla verksamheten i Kickis café. Caféet är en viktig del av Härnösands Alpina, både som mötesplats för våra medlemmar och besökare och som en betydelsefull inkomstkälla för föreningen. Målet är att skapa en välfungerande, välkomnande och lönsam caféverksamhet.

Arbetsuppgifter:

• Ansvara för den övergripande planeringen och samordningen av caféverksamheten under säsongen.

• Planera sortiment och utbud utifrån efterfrågan, lönsamhet och verksamhetens behov.

• Ansvara för inköp och beställningar av livsmedel, drycker, förbrukningsmaterial och övriga caféprodukter.

• Följa upp försäljning, inköpskostnader och svinn samt föreslå förbättringar för ökad lönsamhet.

• Säkerställa att caféet är organiserat, välutrustat och redo inför säsongsstart.

• Se till att det finns tydliga rutiner för öppning, stängning, kassahantering, städning och livsmedelshantering.

• Samordna introduktion och information till de medlemmar och volontärer som bemannar caféet.

• Vara kontaktpersoner för frågor som rör caféverksamheten.

• Planera eventuellt utökat sortiment och extra försäljning vid tävlingar, lovdagar och större arrangemang.

• Samarbeta med tävlingssamordnare och eventplanerare kring servering och försäljning vid föreningens aktiviteter.

• Uppmärksamma behov av underhåll, reparationer och komplettering av caféets utrustning.

• Säkerställa att rutiner för livsmedelssäkerhet, hygien och egenkontroll följs.

• Utvärdera verksamheten efter säsongen och lämna förbättringsförslag till styrelsen.

Avgränsning: Caféansvariga ansvarar för planering, inköp, rutiner och samordning. Den ordinarie bemanningen sköts av föreningens medlemmar och volontärer enligt bemanningsschemat. Större inköp och förändringar av verksamheten förankras med styrelsen.

Caféansvariga behöver inte göra några ordinarie arbetspass under säsongen, eftersom uppdraget innebär ett löpande ansvar och arbetsinsatser både inför, under och efter säsongen.

 

 

Eventplanerare

2 personer

Eventplanerarna ansvarar för att planera, utveckla och samordna föreningens gemensamma aktiviteter och arrangemang utöver den ordinarie tränings- och tävlingsverksamheten. Målet är att skapa en levande förening med aktiviteter som stärker gemenskapen, lockar fler besökare till anläggningen och bidrar till föreningens utveckling och ekonomi.

Arbetsuppgifter:

• Ta fram förslag på en aktivitetskalender för säsongen i samråd med styrelsen.

• Planera återkommande arrangemang såsom Kickidagen, disco, säsongsavslutning och andra familjeaktiviteter.

• Utveckla nya aktiviteter som lockar barn, ungdomar, familjer och allmänheten till anläggningen.

• Samordna praktiska förberedelser inför event, exempelvis program, material, dekorationer, aktiviteter och utrustning.

• Samordna behovet av funktionärer och frivilliga samt fördela arbetsuppgifter.

• Samarbeta med caféansvariga kring servering, försäljning och eventuellt utökat caféutbud vid arrangemang.

• Planera marknadsföring och informationsspridning i samarbete med föreningens kommunikationsansvariga.

• Bidra till att föreningens event blir inkluderande och erbjuder aktiviteter för olika åldrar och intressen.

• Ta fram enklare budgetförslag för aktiviteterna till styrelsen

• Utvärdera genomförda event och dokumentera erfarenheter och förbättringsförslag inför kommande säsonger.

Exempel på aktiviteter kan vara:

• Kickidagen, disco och andra kvällsaktiviteter

• Säsongsavslutning.

• Skidbytardagar och andra medlemsaktiviteter.

• Gemensamma trivselaktiviteter för föreningens medlemmar och volontärer.

Avgränsning: Eventplanerarna ansvarar för planering och samordning, men behöver inte själva genomföra alla praktiska moment. Genomförandet sker tillsammans med övriga föräldrar, volontärer och ansvariga inom föreningen. Större ekonomiska beslut och nya arrangemang förankras med styrelsen.

Eventplanerarna behöver endast göra 4 arbetspass per person och säsong (2 helg-/dagpass och 2 kvällspass).

 

 

Backsektionsansvarig

1 person

Backsektionsansvarig har det övergripande ansvaret för att samordna, utveckla och följa upp driften av Vårdkasbacken och föreningens anläggning. Rollen är en viktig länk mellan Härnösands Alpinas styrelse, Härnösands kommun, anställd driftansvarig och övriga funktioner inom föreningen.

Arbetsuppgifter:

• Vara föreningens huvudsakliga kontaktperson gentemot Härnösands kommun i frågor som rör anläggningen, drift, underhåll och utveckling.

• Ha övergripande personalansvar för föreningens anställda driftansvariga, inklusive regelbundna avstämningar, uppföljning av arbetsuppgifter och arbetsmiljöfrågor.

• Säkerställa att det finns en tydlig ansvarsfördelning mellan backsektionsansvarig, driftansvarig, styrelsen och övriga funktioner.

• Följa upp den löpande driften av anläggningen tillsammans med driftansvarig.

• Ansvara för att ta fram förslag till årlig budget för backsektionen och löpande följa upp intäkter, kostnader och ekonomiskt utfall.

• Rapportera ekonomiska avvikelser, investeringsbehov och större underhållsbehov till styrelsen.

• Samordna långsiktig planering av underhåll, reparationer och utveckling av anläggningen.

• Säkerställa att det finns rutiner för drift, säkerhet, tillsyn och underhåll av liftar, snöanläggning, pistmaskiner och övrig anläggningsutrustning.

• Följa upp att föreskrivna kontroller, besiktningar och säkerhetsrutiner genomförs av behöriga personer.

• Vara ett stöd för driftansvarig vid planering av säsongsstart, snöläggning, öppettider och större arbetsinsatser.

• Samordna behov av externa entreprenörer, leverantörer och serviceinsatser.

• Delta i planering och uppföljning av större utvecklingsprojekt

• Regelbundet återrapportera till styrelsen om anläggningens drift, ekonomi, personal och utvecklingsbehov.

 

Målsättning: En säker, välskött och ekonomiskt hållbar anläggning med tydliga ansvarsområden, god framförhållning och ett nära samarbete mellan föreningen, driftansvarig och Härnösands kommun.

Avgränsning: Backsektionsansvarig har ett övergripande samordnings- och uppföljningsansvar, men förväntas inte själv utföra den dagliga driften eller tekniska underhållsarbeten. Det operativa arbetet utförs av driftansvarig och andra utsedda personer. Större ekonomiska beslut, investeringar och principiella frågor beslutas av styrelsen. Personalansvar och befogenheter ska vara tydligt delegerade av styrelsen.

Backsektionsansvarig behöver inte göra några ordinarie arbetspass under säsongen, eftersom uppdraget innebär ett omfattande och löpande ansvar under hela året, inklusive planering, personaluppföljning, ekonomisk uppföljning och kontakter med kommunen.